Deixa-ho per més tard

Focalitzar i mantenir el teu flow sense caure en la interrupció

Un dels grans secrets de la productivitat personal. Entendre que ara no toca i registrar-ho per fer-ho més tard. Un mecanisme senzill, ple de sentit comú, però difícil d’aplicar. És un problema d’ergonomia, ens costa canviar d’hàbits i tot el que ajudi a reduir les friccions serà benvingut. Donem un cop d’ull al mecanisme clau per gestionar els imprevistos i reduir les interrupcions.

És una declaració d’intencions, l’important és l’ara. El que ha sorgit queda en segon pla. Quan arribi el moment ja prendrem una decisió sobre que fer i en quin moment.

No és res més que recopilar. Registrar-ho en format electrònic, en una nota al teu gestor de tasques, o escrivint-ho en un paper. La segona part és disposar d’una ubicació on enviar tots els pendents que van sorgint durant el dia, i d’un espai de temps constant per processar-los assignant una ubicació dins del nostre flow de treball.

Senzill en la forma però complex en la implantació. Ser capaç de deixar-ho per més tard demostra maduresa i sofisticació a l’hora de procedir.  Focalitzar en la tasca activa, sent capaç de prendre la decisió de si es tracta de quelcom suficientment important per dur-la a terme vol dir que:

  • T’has parat a pensar en les teves prioritats
  • Saps quins criteris marquen una urgència
  • Organitzes les teves tasques a través d’un sistema o mitja
  • Recopiles – Processes – Organitzes
  • Tens un cert control i una visió definida de les teves responsabilitats.

Pots puntejar-ne algun? Doncs felicitats, encara que no els compleixis tots vol dir  que estàs en marxa i com a mínim saps el que has de fer. Si no és el cas pensa en la necessitat de prendre decisions sota demanda a cada moment, mails, lectures a la xarxa, trucades, peticions de companys, idees o qüestions que et sorgeixen a tu mateix… És necessari per aconseguir un grau de control i de qualitat en la nostra activitat, del contrari acabarem sent professionals de baixa intensitat.

No és estrany caure un cop i un altre en la mateixa trampa, ens enganyem pensant que ho podem solucionar en un moment, que el grau d’urgència requereix immediatesa, o simplement ho fem com un acte reflex, sense pensar-hi: Obrim un mail, trobem una petició d’un client o un amic i ens hi posem sense pensar-hi. Potser no és res tant seriós, un powerpoint, un acudit en format electrònic… Colesterol productiu bloquejant el nostre flow.

Per començar desplega un sistema a petita escala. Proposa’t dir que no a tot el que vagi sortint durant el dia. A tot, encara que sigui del pesat de torn. Anota-ho i diposita-ho en algun lloc que tinguis a la vista. Sabràs quina és l’excepció que confirma la regla quan tinguis davant allò amb el que et jugues el cul si no ho fas al moment, això serà el que anomenem urgència.

Reserva’t 15 minuts per processar-ho, per decidir que fas amb allò.  Una vegada al dia o al final del matí i de la tarda. Busquem generar confiança en el procés i només ho aconseguirem si ens podem demostrar que funciona i ens aporta quelcom millor que el que teníem abans.  Ajusta-ho a la teva rutina i al volum de feina, decanta’t per un parell de revisions del teu repositori de tasques en espera d’una decisió (inbox).

Quan el tema prosperi ja seràs més ortodox. Comença amb eines senzilles i costums adaptats a la teva rutina, desprès ja passaràs a eines més complexes, a software per automatitzar l’administració de les teves responsabilitats, de moment estem en una proba pilot.

Si pel contrari no busques quelcom generalista per evitar les interrupcions, i només vols donar solucions a aspectes específics de la teva forma de fer. Busca un grau més de senzillesa a l’hora de funcionar, reduint la mencionada fricció i evitant que el nou input es converteixi en una interrupció, utilitzarem sistemes orientats a necessitats especifiques. La setmana passada parlava de Pocket per treballar amb lectures, Evernote per tot tipus de notes i arxius, o una llibreta pels moments més casuals. Trobem l’ergonomia i creem l’hàbit a través de la repetició (el secret per enterrar la interrupció).

Quelcom tant senzill que la gent no percep el benefici que l’hi aporta al llarg del dia. Espero que l’hagis aconseguit implantat, i si no és així intenta-ho, el primer pas és ser conscient del canvi que suposa i això ja ho has començat a fer llegint aquest post, oi?

Imatge via SnaPsi Сталкер sota llicència Creative Commons