GTD. Guía per a realitzar una recopilació completa

Aquest any em nego a escriure el típic post recopilatori del millor del bloc o alguna cosa pràctic per ajudar-vos a preparar les festes. En el seu lloc he pensat en oferir un article guia sobre com realitzar una recopilació-inventari de tots els teus assumptes. Una recopilació exhaustiva que buida la teva ment i t’ajuda a externalitzar tot el que guardes en la teva memòria, igual que la realitzada per posar en marxa el teu sistema GTD.

Per a tots aquells que ja treballem amb GTD és bo repetir la pràctica de revisar el nostre ecosistema. Una mena de RESET per fer emergir els detalls, aclarir les ombres de la nostra activitat i recuperar les idees residents en el subconscient.

Algunes qüestions prèvies sobre el procés d’inventari

Què pretens aconseguir? L’objectiu final és aconseguir buidar completament la ment, externalitzar tots els teus assumptes ordenant l’activitat i el material de suport. De la mateixa manera que les empreses realitzen un inventari en acabar l’any, tu faràs el mateix però tractant de descobrir el que tens pendent. Tot i treballar amb GTD estic segur que t’emportaràs alguna sorpresa.

Quan captures que recopiles? No recopiles accions ni tasques, captures coses. Ho estàs revisar absolutament tot i dins d’aquest tot hi caben accions, idees, detalls que tinguis al cap, qualsevol apunt a les xarxes socials, objectes desubicats a casa teva o despatx, documents etc … El ventall és tan ampli que no puc aturar-me a especificar …

La teva vida personal i professional. No hi ha línia de divisió entre les dues. Llançar-se a fer un recull d’aquesta magnitud sense tenir en compte alguna àrea de la teva vida significa deixar el cercle obert ja que continuaràs deixant assumptes penjats a la teva psique.

Apaga el sentit crític. Aquella veueta “No val la pena”, “No és important”, “Són detalls, tonteries”… Quan recopiles et limites a portar aquesta ‘cosa’ en estat pendent o en espera de decisió a la safata d’entrada, no has de prendre decisions en aquest mateix moment ni tan sols si s’ha d’incloure en aquest inventari. Si hi és i el descartes ho estàs amagant sota la catifa.

Moure-ho a la safata d’entrada, no les copiar-ho. Enviar un mail al teu Evernote deixant la còpia original a la safata d’entrada del compte de correu o en el terreny físic, deixar un objecte per ‘ordenar’ en el seu emplaçament i anotar-ho en lloc d’emportar-te’l a la safata de entrada t’obligarà a tornar enrere per repetir quelcom… Ja sigui trobant el correu dies després i pensant que fer amb ell o anant a buscar l’objecte quan processis l’anotació o vulguis fer l’acció que correspongui.

Com em preparo

Prepara al teu entorn. Anuncia als altres el que pretens fer. Et portarà un temps i una energia considerable que et privarà d’atendre altres qüestions. David Allen parla de 2 dies per completar el procés. Cal que ningú t’interrompi i que comptis amb la complicitat dels teus companys de treball i de la teva família. Es tracta de que simplement que no intervinguin. Dedica un moment a explicar-los-hi l’important que és per a tu, sobretot als petits de la casa, el teu entorn et seguirà mirant com un freak però com a mínim no interferiran.

Fes una llista de tots els llocs i entorns a revisar. No només els de treball, tots en els que facis una activitat o passis temps: oficines, llocs d’oci, el teu cotxe o transport. Si vols fer-ho bé posa’t davant d’un foli en blanc i descriu tota la teva activitat d’un dia qualsevol i d’un cap de setmana, anota el que facis sempre. Al costat de cada activitat apunta el lloc o l’eina utilitzada (context).

Crea la llista agrupant els diferents llocs a visitar durant la captura perquè puguis revisar punt per punt sense interrupcions, segons la seva disponibilitat que tinguis per fer-ne ús… així si et veus obligat a realitzar la recopilació en diversos espais (i moments) reduiràs demores i milloraràs el flow.

Habilita emplaçaments adequats que et serveixin com a safata d’entrada (un físic i un altre virtual). Evernote pot servir-te per enviar tot el digital a tenir en consideració. Pel que fa a l’espai físic, ha de ser d’una mida adequada. A la teva oficina domèstica o qualsevol habitació de la que disposis més que una safata sobre de la taula buida habilita un espai a terra – ajuda delimitar amb cinta aïllant si és necessari- per deixar-hi tot el material recol·lectat.

“Com sempre et recomano la clàssica llibreta i el boli per anotar tot el que vagi sorgint. Després comentarem com”

Marca al calendari l’esdeveniment de manera destacada. Tingues en compte que li dedicaràs una quantitat de temps important. Dos dies semblen una bogeria però cada vegada que realitzo aquest procés mi atanso més. Aparta un dia per fer-ho, tota la recopilació, el processat i l’organització de l’activitat ho val.

Passem a l’acció

Anem a dividir el pla d’acció en tres passos diferents. Primer realitzar tota l’activitat que requereixi desplaçament entre els diferents espais, després revisar aquells contexts que puguin treballar-se assegut davant del teu ordinador o la teva taula de despatx. Et proposo acabar fent un mapa mental per extreure les idees i il·lusions que tinguis dins de la teva ment i el procés no hagi tret fora.

En moviment

Porta amb tu la llista de control on has definit els espais a revisar – no només els contextos- la llibreta i boli. Cada vegada que et trobis un objecte desubicat o que et suggereixi alguna cosa el reculls i ho envies al l’espai utilitzat com inbox físic.

Si no es tracta d’alguna cosa fora de lloc o que hagis de canviar i el que sorgeix és una idea a tenir en compte, anota-ho amb la suficient especificació. Tres o quatre paraules i sense verb: “fluorescents led cuina”. Durant la teva jornada de captura recopilaràs molta coses, si creus que no seràs capaç de definir certes qüestions taquigrafiades per manca de memòria pots ser més específic però sense definir l’acció (verb).

Davant de l’ordinador

Des del núvol accediràs als teus comptes de correu, Evernote, diferents aplicacions, sistema d’arxius i que carai també el teu smartphone i les seves aplicacions. Per revisar a fons no hi ha com haver confeccionat prèviament la llista de control amb tots els contextos per identificar les eines a tenir en compte, incloent-hi totes les safates d’entrada de les que disposis.

Acaba amb un mapa mental

A mà o amb una eina com Freemind, tant me fa. En el meu cas defineixo un node central amb la paraula “Idees” i una branca per a cada àrea de responsabilitat + una per a altres qüestions (desitjos o plans bojos). Em llanço a l’aventura recollint tot el que pugui sortir, tot i que sigui repetit. Pensa que quan encadenes idees un pas intermig et pot dur a alguna cosa realment genial.

Com processar

Un cop acabada la fase de captura tenim el bloc de notes, l’inbox digital i aquell tros de la teva oficina a vessar, per no parlar dels teus cercles pròxims mirant-te amb sorpresa i preguntant-se què coi estàs fent. Bé, tanca la porta del despatx, penja el diagrama de flux de GTD a la paret, obre l’APP que utilitzis per gestionar el teu GTD a l’ordinador i centra’t en transformar cada un dels ítems dels teus inbox:

  • Primer els objectes físics. Aplica a cadascun el diagrama GTD, Requereix acció? He guardar? la resposta per defecte serà no. No hi ha excusa, un doble no indica que el seu destí són les escombraries. Si no és així pensa quina serà la seva ubicació per no deixar-lo tirat generant un nou problema. Si ho requereix anota la accio que et suggereixi i envia-la a la safata d’entrada de la teva aplicació GTD.
  • Transforma les teves coses en accions. Hem de transformar el contingut de cada element redactant una descripció especifica i detallada, assignant un verb (que fer), un subjecte (amb qui i per a qui), un venciment temporal, el seu context i els atributs de temps i energia. (Llegir més aquí).
  • En transformar una acció és possible que et suggereixi més accions. Pren-te el temps necessari per a anotar-ho i enviar-ho al final del teu inbox – si el que estàs processant ara mateix – ja els hi dedicaràs atenció quan els hi arribi el seu torn.
  • Fes la prova del coto preguntant-te si has de fer quelcom abans de realitzar l’acció que tens entre mans i no tinguis mandra de crear un projecte GTD pertinent, encara que només sigui per 2 accions simples.

Processar tot el recollit serà tan laboriós com la fase prèvia de captura, convertint-se en quelcom tediós i fins i tot insuportable.

“Pren-te un descans entre la captura i processat per abordar la resta del projecte amb una ment el més clara possible

Per acabar recorda que només has d’enviar a la llista de pròximes accions allò que tinguis intenció de fer la setmana que ve, la resta a Algun dia / Potser (si no ho delegues). Tanca el capítol actualitzant la llista de projectes i activant aquells en què treballaràs fins a la següent revisió setmanal.

I ara què?

Això és una bogeria! Tens raó, plantejar una captura d’aquest calibre com un veritable inventari de la teva activitat és quelcom més enllà d’un projecte de cap de setmana, requereix dedicació, compromís i temps de l’usuari. A canvi rebràs una posta a punt de tota la teva activitat, claredat de ment, una perspectiva immediata completament perfilada, sense ombres ni angles morts i creu-me això dóna una tranquil·litat que no té preu.

Per mantenir aquest estat continua realitzant les teves revisions diària, setmanal i mensual.

Quin post veritat! Dedicaré una atenció especial a:

 COM PLANTEJAR ELS TEUS OBJECTIUS

Al meu newsletter exclusiu per a subscriptors. Si encara no estàs subscrit pots fer-ho a través d’aquest link (Subscriu-te aquí).

photo credit: Global Economy via photopin (license)

Opt In Image
Comença ARA!
Productivitat intel·ligent

Articles del blog + Newsletter amb contingut exclusiu al teu mail.

Rep l'ebook 'Els meus objectius. De la idea a la realitat' de regal per aprendre a definir les teves fites.

  • David, que app utilizas tu para el GTD? Utilizas algo más que papel y bolígrafo para la captura?

  • Hola Susette,

    Yo utilizo Facilethings una app pensada exclusivamente para gestionar tu actividad con GTD. Si quieres probarlo tienes un mes de prueba

    Colaboro con ellos. Si la pruebas y te interesa pásate por esta pagina:

    http://blog.davidtorne.com/es/facilethings-promocion/

    Gracias por tu comentario