25 formes per millorar la teva productivitat a l'oficina

Aquesta entrada també està disponible en: Español

Hi ha alguna via per millorar la meva qualitat de vida a l’oficina? Vull rendí més però no puc, m’ofego al fer front a les meves responsabilitats… El món del treball és una jungla, i per aquells que treballem fent ús del nostre coneixament tampoc ens escapem de l’estrès com a consequencia d’una feina mal executada, o d’una rutina gens equilibrada.

No hi ha una resposta fàcil, sovint els problemes tenen un rerefons que per solucionar-lo cal temps i esforç. Per començar he confeccionat una guia de 25 punts que poden ajudar-te a marcar la diferencia. La gran majoria es poden aplicar de forma senzilla i immediata.

Prepara el diumenge per la tarda la tornada. Refresca les teves obligacions pels propers dies, que tens obert i que has de tancar. Reforça-ho amb un cop d’ull a la teva agenda. Només per refrescar no es tracta de la teva revisió setmanal.
Abans d’entrar a treballar, fixa’t dues tasques clau per fer a primera hora i fes-les! Si és possible no acceptis trucades ni altres interrupcions. D’aquesta manera t’assegures que sempre tindràs quelcom al sac quan tornis a casa.
Marca uns horaris estrictes d’entrada i sortida. Poden variar 5 o 10 minuts, però no més. Focalitza en la feina, eliminant les distraccions i activitats que no hi tenen res a veure.
Cuida l’alimentació. Portat alguna cosa per menjar a mig matí o mitja tarda, una peça de fruita per exemple. Això posarà combustible al motor per que la festa no decaigui.
No abusis del cafè. Com a consumidor compulsiu, intento revertir l’hàbit amb un substitutiu. M’estic tornant fan del te verd.
Fes pauses. Petites pauses entre el final d’una tasca i l’inici de la següent, et servirà per establir un separador psicològic entre els dos assumptes. Si et talla abandonar el teu lloc tantes vegades, busca una finestra i deixa que la teva mirada es perdi durant un parell minuts.
Si fas jornada partida desconnecta al mig dia. Res de parlar de feina. Ves a dinar a casa i parla amb la teva dona, o queda amb un company. Si dines tu sol reservat un temps per donar un tomb en un parc proper, recarregaràs piles.
Compromet-te a no consultar el correu electrònic més de 2 o 3 cops per dia. Si creus que pot ser un problema amb els teus clients fes-ho saber quan truquen, quins son els teus horaris per revisar el mail.
Estén l’anterior punt al teu telèfon. A la feina no hi ha res millor que un telèfon tancat. Fes servir la bústia de veu. Jo no soc capaç de resistir agafar el meu smartphone per fer una consulta per absurda que sigui.
Mantén el teu entorn de treball net i ordenat, amb el nombre imprescindible d’objectes i eines sobre la taula. Evitaràs distraccions i focalitzaràs en les teves tasques més fàcilment.
Disposa de paper per anotar sobre la taula, també pots utilitzar una aplicació com Evernote o OneNote per controlar allò que va sortint, però comptar amb paper i boli et pot solucionar algun moment de creativitat desmesurada, traduint-se en un mapa mental o un croquis.
Treballa amb una safata d’entrada, electrònica i per paper. És important saber on enviar tot el que genera la nostra activitat, per desprès recuperar-ho sense pensar on ho hem deixat. La safata amb paper recopilarà correu i altres documents que encara no reps en forma digital.
Aprèn a buidar la ment. Bolca tots els teus pensaments, assumptes incomplets, problemes… sobre un paper en blanc. Apunta cada trucada, correu o decisió i envia-la a la teva safata d’entrada.
Necessites un sistema de llistes per administrar tots els assumptes amb els que estàs treballant. No em refereixo a l’aplicació de tickets o tasques que utilitzeu per administrar els projectes, penso en quelcom més personal. Si et mous entre un torrent d’activitat et recomano un sistema de múltiples llistes (GTD). Per funcions més estàtiques pots passar amb una sola llista.
Treballa amb un sistema de llista tancada. Treballa amb una llista de pròximes accions i no l’obris a noves entrades fins que no acabis. Si es una llista molt poblada, treballa amb una llista més petita amb les tasques imprescindibles (per exemple per aquelles que has de fer avui, o durant el mati).
Si hi ha alguna interrupció, anota el que estàs fent en aquest moment, et serà útil per reenganxar. Consell a aplicar al final del dia, la tarda abans del cap de setmana o abans d’anar de vacances (en aquest cas haurà de ser quelcom més intensiu).
No pots influir en la productivitat personal dels demès. Envia qualsevol petició a la seva ‘safata d’entrada’, no pots imposar una ‘següent acció’ a una altra persona (si no és un subordinat). Confia en el seu criteri d’organització.
Fes una revisió setmanal a la mateixa oficina. Si utilitzes GTD ja estaràs familiaritzat amb el procés, si no limita-ho a revisar totes les teves llistes d’accions, el compte de correu, el material en paper i prepara el que has de fer per la setmana següent.
Dialoga amb els companys. Tant per coordinar projectes, com per saber com els hi va la vida. Un contacte directe i franc facilita la relació, tot i que no arribi a ser mai estreta.
No et deixis arrossegar per les emocions. Refreda el cap i planteja els problemes amb un llenguatge correcte. Potser tu no ets qui genera el problema, però pots ser part de la solució.
No et sentis culpable per allò que no funciona, o pel que no acaba d’arrancar. Pensar-hi no t’ajudarà a corregir-ho. Reflexiona, revisa-ho i marca’t una acció a realitzar per començar a corregir-ho.
Apèn a gestionar la frustració.
Dedica temps a coneixer les teves eines. Aprenent les combinacions de tecles i donant un cop d’ull a les utilitats amagades als menús del programari, milloraràs el seu ús i economitzaràs temps i energia.
Reservat temps de qualitat per la família i per tu. Esta molt be que treballis al 100% i et formis, però no tot és la feina. Fes activitats amb la gent propera, no deixis que els problemes laborals et consumeixin i et serveixin com excusa per perdre’t les estones que t’omplen.
Planifica més enllà d’un mes vista. A un any o dos, o crea una visió de futur i anota-ho. Tenir-ho per escrit i revisar-ho sovint et servirà per veure com evoluciona.

Aquesta llista només son els 25 mesures per endreçar la nostra activitat, el nostre entorn i allunyar-nos del estrès. Obviament considerto que com a professional tens les teves propies receptes. M’agradaria que acabéssim de completar aquesta guia conjuntament. Envia’m les teves sugerencies i anirè actualitzant el post periodicament, si a més adjuntes el teu usuari de twitter o el teu blog et linkarè per reconeixer-ne l’autoria.

Imatge via net_efekt sota llicència Creative Commons